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來源：管理的常識 閱讀量：3184次
一眼望去紛繁復(fù)雜的事物，如果去除一些枯枝敗葉，就可以追溯到簡潔而美好的本質(zhì)。無論是技術(shù)研發(fā)，工藝設(shè)計，經(jīng)營管理，還是組織架構(gòu)，都是如此。因此，在職場中所做的一切，都要盡力看清其本質(zhì)，積累正確的經(jīng)驗。
1、“總結(jié)”之中識英雄
佳能電子的科長級以上管理人員，每兩周都要交一篇工作總結(jié)。總結(jié)中他們要簡潔歸納“這兩周內(nèi)做了哪些項目，為了完成這些項目，實施了什么行動，得到了什么結(jié)果，下一個課題是什么”。沒有什么比這個總結(jié)更能如實反映出部下的水平。
為什么這樣下定論呢？理由在于如果匯報人不能時常保持“追求精益求精的鉆研精神-追究問題所在-追尋相應(yīng)對策-追問對策效果”的循環(huán)型工作流程，總結(jié)就將變得索然無味，無字可寫。不過，就算是無話可說，總結(jié)也得交，這該怎么辦？有這種困擾的員工就會使用幻燈片的方式來寫總結(jié)。在多數(shù)情況下，他們的工作乍看上去做得還是有模有樣的。然而用心一讀，就不是那么回事了——繞來繞去，看不明白他們的總結(jié)到底想說什么。要么就是感覺總結(jié)里寫的是別人的工作，行文中經(jīng)常會出現(xiàn)“好像”“可能”一類含糊的表達方法。我曾經(jīng)反復(fù)強調(diào)，總說“可能”會毀了一個公司，連嘴皮子都磨破了。總結(jié)中要堅定地用“確定”來陳述自己的意見，否則便沒有意義。但現(xiàn)在依然有很多不合格的總結(jié)，大概是因為我還不夠苦口婆心。相反，腦子里一直裝著問題，積極工作的人在寫總結(jié)時的行文更為具體，能把想說的內(nèi)容流暢地表述出來。同時，他們能夠時常發(fā)現(xiàn)困難之處，并用具體的例子或數(shù)據(jù)進行補充說明。我在讀工作總結(jié)時，也更加容易理解，更加容易針對困難指揮援助。我一定會仔細通讀所有工作總結(jié)，然后親筆寫上反饋。
● 對于內(nèi)容空洞的總結(jié)，我會用紅筆在空白的地方寫上大字：“請如實寫出自己所做的工作。”
● 對于形神兼?zhèn)涞目偨Y(jié)，我會充分予以表揚，然后在公司內(nèi)部進行傳閱。
● 有時還會明確指出傳閱的人員和順序——“請〇〇和××務(wù)必仔細閱讀，作為參考”。
如此一來，即使員工手頭工作再忙，也一定會細心閱讀。對于貨真價實、值得參考的工作總結(jié)，明確傳閱流程和親筆反饋是必不可少的。作為一名企業(yè)管理者，必須要洞察“手寫”的力量，并加以靈活運用。我為什么會讓管理人員在繁忙的工作中，抽出時間撰寫和提交工作總結(jié)呢？這是因為把自己的工作用簡單易懂的文字進行匯總，就是讓員工對自己的工作進行重新審視的過程，還可以訓(xùn)練他們動腦進行統(tǒng)籌策劃的能力。
有的人似乎覺得自己很明白，但在落到文字上時又遲遲動不了筆。這種情況實際上就是沒有真正理解自己的工作。
除此之外，撰寫工作總結(jié)也是對理性思考和表達方式的錘煉。在撰寫總結(jié)的過程中，員工可以掌握“項目是什么→為此做了什么→結(jié)果是什么→今后要做什么”的邏輯思維模式。如果總結(jié)文章能寫好，上司在向部下傳達指示時也會更加明白易懂，領(lǐng)導(dǎo)部下的能力也一定會不斷提升。我年輕的時候，那時還是“佳能公司”時代，也曾無數(shù)次撰寫和提交工作總結(jié)，也曾多次被領(lǐng)導(dǎo)批評“不合格”。但在這一過程中，我也鍛煉了自己的思考能力，提升了邏輯素養(yǎng)。可能有人認(rèn)為，“工作總結(jié)”什么的已經(jīng)是老古董了。
但是從了解一線的困境，洞察管理人員能力，鍛煉理性思考能力等方面來看，工作總結(jié)可謂“一箭三雕”。
2、 決定工作流程的黃金法則
有人整天抱怨“我好忙，我好忙”，然而這些人常常因為東一榔頭西一棒槌搞得自己焦頭爛額，怎么也不能踏實下來做好一件事。其實在大多數(shù)時候，這些人只是不擅長將工作分門別類，并且制訂好合理的工作計劃。由于思前想后而遲遲不能邁出第一步，就不可能產(chǎn)出任何利益，時間卻全被浪費了。在企業(yè)里，這種事情是大忌中的大忌。
對于在一個組織中工作的人來說，給工作排一個優(yōu)先順序是非常基本的常識。其中，總的排序方針是“優(yōu)先完成職位較高的人派發(fā)的工作”。總經(jīng)理的指示是排在第一位的，其次是副總的，再次是公司里從上到下各級領(lǐng)導(dǎo)安排的工作。如果同時有多位上司安排了工作，就要按照上述原則，從職位較高的領(lǐng)導(dǎo)安排的工作開始做起。當(dāng)然，員工也必須及時進行匯報。例如部長在安排工作時，員工一定要說明“總經(jīng)理授意先完成××工作”。如果涉及客戶或企業(yè)以外的工作，與上司的指示沖突時，必須要將實情上報，向上司確認(rèn)應(yīng)該如何進行處理。“工作有疑問，找領(lǐng)導(dǎo)商量”，養(yǎng)成這一習(xí)慣就不會犯錯。
在此基礎(chǔ)上還可以把工作分成2類：1）可以獨立完成的工作；2）不能獨立完成的工作。
在工作中，要先完成可以獨立完成的工作。在可以獨立完成的工作中，要先從簡單的工作做起。舉例來說，如果現(xiàn)在有100件工作需要做，那么就先把其中最簡單的30件完成。這樣，腦力和體力上的負擔(dān)就會減輕，接下來也可以把精力集中在剩下的70件工作上。此外，完成簡單的工作還可以讓我們更有自信，更容易應(yīng)對困難的工作。相反，如果我們從困難的工作開始做起，工作的數(shù)量便很難減少。好不容易完成了其中一件，卻發(fā)現(xiàn)還有99件在等著自己。
工作遲遲沒有進展，時間卻在一分一秒地流逝。上司也會在心里嘀咕。
同時，自己的身心負擔(dān)也會隨時間加劇，可謂有百害而無一利。因此，我們要從簡單的工作開始著手。事實上，擅長工作的人也一定是這么做的。對于不能獨立完成的工作，需要做的事也是顯而易見的。我們要遵從上司的指示，一邊根據(jù)需要尋求公司內(nèi)外的幫助，一邊推進工作。由于它們本身就不是一個人能夠完成的工作，所以一個人唉聲嘆氣是毫無意義的。遇到不懂的地方，就要低下頭向懂的人請教。這樣，幾乎所有工作都能夠順利開展。我經(jīng)常對部下說：“不要為自己不能完成的事情而煩惱，要多費腦細胞思考自己做得到的事情?！?/span>
然而，很多人不能分辨這兩者的區(qū)別，任由時光白白流逝。當(dāng)出現(xiàn)重大問題時也是如此，要盡早向上司匯報，先做好自己分內(nèi)的事。問題已經(jīng)發(fā)生，再怎么煩惱也于事無補，所以只要進行深刻反省，保證下回不再犯同樣的錯誤就好。我們必須把無意義的煩惱從腦中踢出去，把全部精力都集中在自己該做的工作上。
3、 申請與匯報一個也不能少
還有一些人，他們接手了一堆工作，結(jié)果像熱鍋上的螞蟻，不知道怎么辦才好。這種人是“不懂也不問”的典型。所以他們才自討苦吃，結(jié)果自然是一籌莫展，最后只能跑到領(lǐng)導(dǎo)那里哭訴。從我個人的經(jīng)驗來看，出現(xiàn)這種情況的員工大多是從高考錄取分?jǐn)?shù)高的大學(xué)畢業(yè)的。他們什么工作都接，出了問題一個人硬撐，這可能是高學(xué)歷者的自尊心在作祟。這些人看上去非常優(yōu)秀，也不喜歡與人交流，因此會讓人以為他們的工作一直進展順利，接著給他們安排更多的工作這其實是一個美好的陷阱，我曾經(jīng)也多次嘗到這類苦頭。為了避免出現(xiàn)此類情況，最好還是讓他們提交一份工作報告，說說目前的進展吧。
如果世界上有兩種員工：1）工作過程中完全不向上司匯報，兩周后就拿出成果的；2） 時不時地提交報告，一個月后拿出成果的。我一定會堅定地選擇第二種員工！
上司可以通過員工的報告掌握工作進程，同時也能根據(jù)實際情況對他們下達必要的指令，或是提供幫助。此外，只要員工據(jù)實提交了報告，即便出現(xiàn)了工作太多忙不過來的情況，上司也可以在較早階段幫助他們進行梳理。所以，對于自信心爆棚的員工，除了對一般員工提出的要求以外，還要時常地、反復(fù)地、不厭其煩地要求他們“據(jù)實提交報告”。
正確的指令和報告是完成工作所需的“根本”。執(zhí)行了指令，要進行匯報；開展了業(yè)務(wù)討論，要將討論結(jié)果進行報告。這些都是理所當(dāng)然的工作。此外，如果別人賦予了你權(quán)限，同時也就賦予了你匯報的義務(wù)。交給上司的“項目申請書”（領(lǐng)導(dǎo)簽字蓋章，申請項目執(zhí)行的文件）和“項目進展匯報書”并不是一回事，但有很多人并不明白這一點。說了不做，做了不匯報，這樣的組織必然不會長久。反過來說，如果員工及時匯報工作進展，下達指令的上司也會從中獲益。
例如，上司向A下達指令后，工作順利完成了；但是相同的指令下達給B，工作卻出現(xiàn)了問題。這就要求上司開動腦筋，想想為什么，然后運用于日后的工作之中。此外，如果員工在工作上遇到左右為難的情況，還可以這樣匯報：“現(xiàn)在有A和B兩個選擇。我選擇A，理由是××。請指示這樣處理是否可以。”先在報告中列出選擇和理由，然后進行討論。但這種匯報方式只適用于水平一般的上司（或者是平均偏下），如果上司能力較強，可以不在報告中體現(xiàn)任何個人意見，只詢問“怎么辦才好”即可。如果不是這樣的話，上司的關(guān)注點很有可能落在“為什么只有A和B兩個選擇”或是“為什么不能選擇B”上。當(dāng)然，最重要的是能在達到基本要求的基礎(chǔ)上隨機應(yīng)變。為此，員工也需要在平日里觀察上司，清楚上司是怎樣的一個人，再思考匯報工作的方法。
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